Wie KI Prüfsachverständige beim Prüfbericht entlastet

Die Prüfung ist nach zwei Stunden in der Sprinklerzentrale erledigt. Der Bericht noch lange nicht. Fotos liegen auf dem Handy, Notizen auf dem Klemmbrett, und abends wird alles in die Word-Vorlage übertragen. Bei der wiederkehrenden Prüfung kommt der Vorbericht dazu: Datei kopieren, Datum ändern, offene Mängel einzeln abgleichen. Genau an dieser Stelle kann KI helfen. Nicht bei der Prüfung selbst, sondern bei allem, was danach kommt. Dieser Beitrag zeigt, was KI im Prüfalltag konkret übernehmen kann, wo sie aufhören muss und woran Sie ein gutes Werkzeug erkennen.

Wo die Zeit heute verloren geht

Wer prüft, kennt die Arbeit nach dem Ortstermin. Fotos müssen gesichtet, umbenannt und den richtigen Prüfpunkten zugeordnet werden. Handschriftliche Notizen wollen entziffert werden, Sprachnotizen abgetippt. Dann folgen Befunde, Mängel, Fristen, Messwerte und Messgeräte, und zum Schluss die Frage, ob wirklich alles drinsteht, was hineingehört.

Dazu kommt der Vorbericht. Die meisten Prüfungen sind Folgeprüfungen. Versicherer prüfen teils halbjährlich oder jährlich, das Baurecht alle drei Jahre. Wer den alten Bericht kopiert und fortschreibt, spart Tipparbeit, trägt aber ein Risiko: Stammdaten sind veraltet, ein Befund aus dem Vorjahr bleibt stehen, oder ein offener Mangel verschwindet ohne Feststellung aus dem Bericht.

Nichts davon verlangt Ihre Fachkenntnis. Es ist Übertragungsarbeit. Sie kostet Zeit, die für weitere Prüfungen fehlt, und sie ist fehleranfällig.

Die Arbeitsteilung: Sie prüfen, die KI schreibt vor

Der Grundgedanke ist eine klare Trennung. Alles, was fachliches Urteil verlangt, bleibt bei Ihnen. Alles, was Übertragen, Ordnen und Formulieren ist, kann die Software übernehmen. So sieht der Ablauf einer Prüfung mit Pruef aus:

Sie Pruef

1. VorherSie

   Auftrag vorbereiten

   Objekt, Anlage und Berichtsprofil wählen. Checkliste und Mängelkatalog Ihres Büros stehen offline bereit. Bei Folgeprüfungen liegen Stammdaten und offene Mängel aus dem letzten Bericht bereit.

2. Vor OrtSie

   Prüfen und erfassen

   Fotos mit der App, Notizen tippen oder per Tastendruck einsprechen. Prüfpunkte ohne Befund abhaken.

3. DanachPruef

   Aufbereiten

   Sprache wird zu Text, Fotos und Notizen werden den Prüfpunkten zugeordnet, jeweils mit Quelle. Lücken werden gesammelt.

4. DanachSie

   Bewerten

   Je Mangel eine Karte mit Ihrer Erfassung und einem Vorschlag aus Ihrem Katalog. Sie wählen Klasse und Frist.

5. DanachPruef

   Bericht vorschreiben

   Aus Ihren Entscheidungen entsteht der Text in Ihrer Vorlage. KI-Passagen sind gekennzeichnet.

6. AbschlussSie

   Prüfen, freigeben, unterschreiben

   Abschnittsweise durchsehen, korrigieren, aktiv freigeben. Erst dann wird der Bericht ausgegeben.

Die Zeitersparnis entsteht in den beiden hellen Schritten. Die Bewertung kostet Sie weiterhin ein paar Minuten, und das ist gewollt. Sie ist der Teil, für den Sie als Sachverständiger stehen.

Sieben Aufgaben, die KI konkret übernimmt

1. Sprache wird zu Text

Im Technikraum sind die Hände selten frei. Eine kurze Sprachnotiz ist schneller als jede Tastatur. Die KI macht daraus ein Transkript, das Sie später nachlesen können. Wichtig dabei: Aufgenommen wird nur per Tastendruck und mit deutlicher Anzeige. So landen keine Gespräche anderer Personen in der Aufnahme. Fehlt im Keller der Empfang, bleibt die Aufnahme zunächst auf dem Gerät und wird später übertragen.

2. Fotos landen beim richtigen Prüfpunkt

Statt hundert Bilder mit Dateinamen wie IMG_4711 sortieren Sie nichts mehr nachträglich. Fotos werden in der App aufgenommen und dem Prüfobjekt zugeordnet. Die KI kann zusätzlich vorschlagen, zu welchem Prüfpunkt ein Bild gehört, und Angaben wie ein Typenschild ablesen. Das bleibt ein Vorschlag. Jeden abgelesenen Wert bestätigen Sie.

3. Aus Notizen werden strukturierte Angaben

Sie sprechen so, wie Sie denken. Die KI zerlegt Ihre Notiz in die Felder, die der Bericht braucht. Jede Angabe behält den Verweis auf die Stelle, aus der sie stammt.

Angabe	Vorschlag	Quelle
Bauteil	Pumpe	Foto 01
Einbauort	Technikzentrale, Untergeschoss	Sprachnotiz 01
Beobachtung	Feuchtigkeit am Flansch	Sprachnotiz 01
Typ / Seriennummer	noch zu ergänzen	offen

Die letzte Zeile ist kein Fehler, sondern Absicht. Was Sie nicht erfasst haben, füllt die KI nicht aus. Sie markiert es als offen.

4. Vorschläge aus Ihrem eigenen Mängelkatalog

Viele Büros arbeiten mit festen Formulierungen und üblichen Fristen für typische Mängel. Liegt Ihr Mängelkatalog in der App, kann die KI zu einem erfassten Befund den passenden Eintrag vorschlagen. Die Bewertungslogik bleibt dabei Ihre eigene. Die KI erledigt nur die Zuordnung, ähnlich wie ein Textbaustein, den Sie bisher selbst herausgesucht hätten.

Entscheidend ist, wie der Vorschlag angezeigt wird. Er steht neben dem Ergebnisfeld, nicht darin. Das Feld bleibt leer, bis Sie gewählt haben.

Bewertungs-Cockpit · Beispieldaten

Ihre Erfassung · Sprachnotiz 01 · Foto 01

„Am Flansch der Pumpe ist Feuchtigkeit zu sehen. Das ist in der Technikzentrale im Untergeschoss.“

Befund

Feuchtigkeit am Flansch der Pumpe, Technikzentrale UG

Vorschlag aus Ihrem Mängelkatalog

Katalog M-17 · wesentlich · Frist 4 Wochen

Ihr Katalogeintrag „Undichtigkeit an Pumpenflansch“ passt zu Bauteil und Beobachtung.

Ihre Bewertung

noch nicht gewählt

Vorschlag übernehmenAndere KlasseKein Mangel

Zwei Regeln gehören dazu. Die KI stuft nie herab und schlägt nie „mängelfrei“ vor. Und es gibt keinen Knopf „Alle übernehmen“. Jede Bewertung ist eine eigene, bewusste Entscheidung. Warum das auch rechtlich wichtig ist, lesen Sie im Beitrag KI im Prüfbericht: Was Prüfsachverständige heute dürfen.

5. Lücken werden sichtbar, bevor der Bericht rausgeht

Das ist die vielleicht nützlichste Aufgabe, weil sie direkt Ärger erspart. Die App gleicht Ihre Erfassung mit der Checkliste und dem Berichtsprofil ab. Am Ende sehen Sie eine Liste:

• Prüfpunkte, zu denen nichts erfasst wurde
• Notizen oder Fotos, die keinem Prüfpunkt zugeordnet sind
• Pflichtangaben, die im Bericht noch fehlen, etwa die Messgeräte oder die Feststellung der Mängelbeseitigung

Jede Lücke klären Sie aktiv: geprüft und in Ordnung, nicht geprüft mit Grund, oder Befund nachtragen. Nichts, was Sie nicht erwähnt haben, landet stillschweigend als „in Ordnung“ im Bericht. Welche Angaben ein Prüfbericht enthalten muss, zeigt unser Leitfaden Pflichtinhalte im Prüfbericht.

6. Der Vorbericht wird abgeglichen

Bei einer Folgeprüfung liest die KI den letzten Bericht einer Anlage einmal aus: Stammdaten und offene Mängel. Jede Angabe steht neben ihrer Fundstelle, und erst Ihre Bestätigung macht sie gültig. Vor Ort stehen die offenen Mängel als Nachprüfliste bereit, mit dem alten Foto als Referenz.

Danach schlägt die KI vor, auf welchen offenen Mangel sich eine neue Notiz bezieht. Ob der Mangel beseitigt ist, entscheiden Sie: beseitigt, teilweise beseitigt, nicht beseitigt oder nicht nachgeprüft. Daraus entsteht die Feststellung der Mängelbeseitigung im Bericht. Befunde und Bewertungen aus dem Vorjahr übernimmt die KI nie. Wie Sie einen Vorbericht sicher fortschreiben, zeigt unser Leitfaden Den Vorbericht sicher fortschreiben.

7. Der Bericht entsteht in Ihrer Vorlage

Erst wenn alle Bewertungen getroffen sind, schreibt die KI den Bericht vor. Und zwar in Ihrer Gliederung, mit Ihrem Briefkopf und Ihren Nummern. Ihre Entscheidungen zu Klassen und Fristen werden dabei wörtlich übernommen und nicht umformuliert. Die Texte bleiben ein Entwurf, den Sie frei bearbeiten. Tippen Sie auf einen Satz, sehen Sie die Quelle, aus der er stammt.

+Foto folgtPrüfer am Schreibtisch, der auf dem Tablet einen Berichtsentwurf durchsieht. Daneben das Foto aus der Technikzentrale, auf das ein Satz im Bericht verweist

Was die KI bewusst nicht tut

Damit Sie sich auf den Entwurf verlassen können, ist genauso wichtig, was die KI unterlässt:

1. Befund

   Keine eigenen Befunde

   Die KI erkennt keine Mängel auf Fotos und erfindet keine Messwerte.

   × bleibt bei Ihnen

2. Bewertung

   Kein Urteil

   Kein „mängelfrei“, keine Aussage zum Weiterbetrieb, keine Bescheinigung.

   × bleibt bei Ihnen

3. Lücken

   Kein Auffüllen

   Befunde und Bewertungen werden nie aus Vorlage oder Vorjahr übernommen. Aus dem letzten Bericht kommen nur Stammdaten und offene Mängel, und die bestätigen Sie.

   × wird markiert

4. Altmängel

   Kein stilles Schließen

   Kein offener Mangel aus dem Vorbericht wird ohne Ihre Feststellung geschlossen oder fortgeschrieben.

   × bleibt bei Ihnen

5. Freigabe

   Kein Durchwinken

   Freigegeben wird nur nach Ihrer Durchsicht und aktiven Bestätigung.

   × bleibt bei Ihnen

„

Gefordert ist eine echte Ergebniskontrolle jeder KI-Ausgabe.

Diese Grenzen folgen dem, was Fachautoren und Kammern heute verlangen. Die DIHK spricht bei öffentlich bestellten Sachverständigen von „untergeordneten Hilfstätigkeiten“, das Deutsche Architektenblatt von einer echten Ergebniskontrolle jeder KI-Ausgabe. Ein Werkzeug, das so gebaut ist, schützt Sie auch im Streitfall. Sie können zeigen, welche Aussage woher stammt und was Sie selbst entschieden haben.

Wie viel Zeit spart das?

Das hängt davon ab, wie Sie heute arbeiten. Wer seine Berichte schon diktiert und eine gute Vorlage hat, spart weniger als jemand, der abends Fotos sortiert und Notizen abtippt. Ehrlich gesagt: Belastbare Zahlen messen wir gerade gemeinsam mit Prüfsachverständigen in der Erprobung.

Unser Ziel für das Bewertungs-Cockpit: Eine typische Prüfung mit fünf bis zehn Mängeln soll sich in unter fünf Minuten bewerten lassen. Die gewonnene Zeit ist dabei oft mehr wert als die gesparten Kosten. Prüfsachverständige sind knapp, Betreiber warten auf Termine. Jede Stunde weniger am Schreibtisch ist eine Stunde mehr für die nächste Prüfung.

Woran Sie ein gutes KI-Werkzeug erkennen

Ob Pruef oder ein anderes Werkzeug: Diese Punkte sollten Sie vor dem Einsatz klären.

Checkliste für KI-Werkzeuge im Prüfbericht

Fachlich

• Jede Aussage im Bericht ist mit ihrer Quelle verknüpft.
• Ergebnisfelder bleiben leer, bis ich selbst gewählt habe.
• Nicht Erfasstes wird als Lücke markiert, nicht automatisch ergänzt.
• Ich kann meine eigene Vorlage und meinen eigenen Mängelkatalog nutzen.
• Offene Mängel aus dem Vorbericht werden weder stillschweigend übernommen noch geschlossen.

Daten und Recht

• Es gibt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Meine Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt.
• Sprachaufnahmen starten nur gezielt per Tastendruck.
• KI-Passagen sind gekennzeichnet, ein Vermerk zum KI-Einsatz ist möglich.

Alltag

• Die Erfassung funktioniert auch ohne Empfang.
• Der fertige Bericht lässt sich als PDF ausgeben und weiterverwenden.

Fazit

KI wird keinen Prüfsachverständigen ersetzen. Sie kann aber den Teil der Arbeit übernehmen, der Ihnen heute Abende kostet: abtippen, sortieren, übertragen, nachsehen, ob alles drin ist. Voraussetzung ist ein Werkzeug, das die Grenze kennt. Es arbeitet nur mit Ihrer Erfassung, lässt jede Bewertung bei Ihnen und zeigt offen, woher jeder Satz stammt.

Pruef ist genau dafür gebaut und befindet sich gemeinsam mit Prüfsachverständigen in der Erprobung. Wenn Sie sehen möchten, wie Ihr nächster Bericht damit aussehen würde, schreiben Sie uns. Am besten mit einem Ihrer bestehenden Berichte, gern geschwärzt.

Häufige Fragen

Ersetzt KI den Prüfsachverständigen?

Nein. KI kann weder eine Anlage in Augenschein nehmen noch fachlich urteilen. Sie übernimmt die Schreibarbeit rund um den Bericht: Notizen und Sprachnachrichten aufbereiten, Fotos zuordnen, Texte in Ihrer Vorlage vorformulieren. Bewertung, Freigabe und Unterschrift bleiben beim Prüfer.

Erkennt die KI Mängel auf Fotos?

In Pruef nicht. Fotos werden dem Prüfpunkt zugeordnet, und Angaben wie ein Typenschild können als Vorschlag abgelesen werden, den Sie bestätigen. Ob auf einem Foto ein Mangel zu sehen ist, entscheiden Sie. Eine eigenständige Mängelerkennung wäre rechtlich und fachlich ein anderes Thema.

Was passiert mit Notizen, die keinem Prüfpunkt zugeordnet sind?

Sie landen nicht stillschweigend im Bericht und gehen auch nicht verloren. Sie erscheinen in einer Lückenliste, zusammen mit offenen Prüfpunkten und fehlenden Pflichtangaben. Sie entscheiden, wohin sie gehören.

Muss ich meine Art zu diktieren ändern?

Nein. Sie können frei sprechen oder Ihre Beobachtung einem Prüfpunkt zuordnen. Je klarer Ort, Bauteil und Beobachtung in einer Notiz stehen, desto besser gelingt die Zuordnung. Das ist aber keine Voraussetzung.

Quellen

1. KI-Einsatz durch Bausachverständige (20.10.2026), Deutsches Architektenblatt
2. Handreichung zur KI-Nutzung für öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige (24.06.2026), DIHK
3. Qualitätsmonitoring PrüfVO 2012, Bezirksregierung Düsseldorf

• KI
• Prüfbericht
• Prüfpraxis
• Mängelkatalog
• Sprachnotizen